J’avais envie de partager avec vous trois astuces pour vous aider à avoir plus de temps dans vos semaines. Cependant, il n’est pas question de se rajouter une charge de travail supplémentaire ! En effet, quand on cherche à être plus productif, on peut très rapidement y passer beaucoup de temps ce qui devient, finalement, contre-productif. L’idée ici est que ce soit rapide à mettre en place, pour un maximum de résultats !
Prendre un rendez-vous avec soi-même
Pourquoi est-ce important ? Comme vous pourriez le faire pour vos clients, vous consacrer du temps et tout aussi nécessaire pour votre entreprise. Pour cela, vous pourriez par exemple commencer par bloquer des créneaux de 30 min ou 1 h par jour. Communiquez bien sur le fait que pendant ce laps de temps, vous n’êtes disponibles pour personne. Envisagez ça de la même manière que si vous étiez en rendez-vous professionnel. À la différence près que le client cette fois-ci, c’est vous ! C’est une information que vous pouvez communiquer à vos autres clients ou à vos collaborateurs afin d’être sûre de ne pas être dérangée pendant ce créneau.
Comment faire en pratique ?
Notez très clairement dans votre agenda les plages horaires où vous n’êtes pas disponible, car vous souhaitez les réserver pour avancer sur vos projets. Le moment venu, coupez les notifications de votre téléphone ainsi que de votre ordinateur.
Pourquoi cette technique peut vous aider ?
Des études ont démontré qu’il fallait plus de 20 minutes pour arriver à se concentrer après avoir été interrompue. En appliquant cette méthode, vous vous assurez ainsi d’avoir devant vous une heure de pleine concentration afin de pouvoir travailler sur des projets qui réclament toute votre attention. Si vous pensez qu’il vous sera difficile de bloquer ce créneau dans votre journée, pourquoi ne pas envisager de commencer officiellement votre journée une heure plus tard que d’habitude ou de la terminer une heure plus tôt à fin de vous dégager ce temps pour vous ? Si vous avez besoin d’une aide supplémentaire vous pouvez tout à fait vous tourner vers des applications qui vous donnent un coup de pouce. Certaines permettent de bloquer l’accès à certains sites quand vous le souhaitez ainsi qu’aux notifications. C’est le cas de Forest par exemple. D’autres sont spécifiques comme News feed qui bloque le fil d’actualité de votre compte Facebook. À la place, vous n’avez accès qu’à une citation inspirante le temps de l’activation du blocage ! Il en existe une également pour les mails, Inboxpause. Elle gère le flux de mails que vous recevez dans les moments où vous avez besoin de calme. L’avantage, c’est qu’elle bloque l’arrivée de nouveaux mails, tout en vous permettant de consulter vos archives si besoin.
Priorité à la vie personnelle !
Pourquoi ne pas organiser le perso en premier ?
Nous consacrons déjà beaucoup de temps au volet professionnel dans nos vies. Dans ce cas-là, pourquoi ne pas essayer de rééquilibrer votre quotidien en favorisant votre vie personnelle ? Indispensable au bon équilibre, elle est essentielle, mais trop souvent reléguée au second plan. En programmant vos temps personnels, vous vous assurez de ne pas vous faire passer au second plan. L’avantage, est qu’en étant reposée vous allez pouvoir travailler plus efficacement quand vous serez au bureau. N’hésitez donc pas à programmer aussi bien vos temps de repos, vos vacances, mais aussi des moments privilégiés à partager en famille ou entre amis. Sans oublier des rendez-vous peut-être moins sympathiques mais tout autant indispensables comme un rendez-vous chez le garagiste, un créneau pour s’occuper des papiers administratifs, etc. Le but de cette priorisation est de vous libérer de la charge mentale au lieu de laisser toutes ces tâches tournent en boucle dans votre esprit.
Ne négligez pas la planification !
Savoir où l’on va, c’est déjà un premier pas pour une semaine efficace ! En effet, nous sommes toujours plus efficaces quand nous savons exactement quoi faire et à quel moment. Dans la même idée de l’emploi du temps que nous avions quand nous étions à l’école, il est tout à fait possible de planifier un maximum sa semaine. Pas besoin d’être rigide pour autant, mais déterminer vos priorités et le moment où vous allez les faire, vous assure ainsi plus de chances de réussite qu’en y allant au feeling. N’hésitez donc pas pour cela à prendre 30 minutes soit le lundi matin avant de commencer votre semaine ou bien le vendredi soir et pourquoi pas le dimanche pour organiser votre semaine. À titre personnel, j’ai vu la différence ! Même si ma semaine peut évoluer en fonction des besoins de mes clientes, quand je détermine à l’avance les grandes lignes et les grands objectifs de chacune de mes journées, je suis beaucoup plus productive que quand mon planning est totalement vide et que tout est possible !
Prévoir l’imprévisible
Même si cela semble difficile de prévoir l’imprévisible, vous avez en réalité un moyen d’action à votre disposition. Le but est d’éviter de vous retrouver sous l’eau avec un planning trop chargé et d’avoir le sentiment à la fin de la semaine de ne pas avoir pu accomplir tout ce que vous souhaitiez. Pour cela, il suffit de réserver dans votre agenda, chaque jour ou une fois par semaine, une zone blanche. Durant cette période, vous savez que vous travaillez et que vous êtes présente au bureau, mais vous ne programmer aucune tâche. L’avantage de procéder ainsi est que si vous prenez du retard sur une tâche ou que celle-ci vous a demandée plus de temps que vous n’imaginez vous avez toujours ce petit bonus de temps. Vous pourrez ainsi de finir ce que vous avez commencé, sans pour autant vous faire prendre du retard sur tout le reste de votre planning. Vous n’avez pas besoin de cette zone blanche car vous avez réussi à faire ce que vous souhaitiez en temps et en heure ? Considérez-la comme un bonus et qui vous permettra de travailler sur des choses que vous repoussez ou un de peaufiner un projet en cours. Bref, à vous de décider. Si vous choisissez de réserver plusieurs heures consécutives plutôt qu’une par journée, faites-le idéalement en fin de semaine (pas trop tard non plus) afin de pouvoir rattraper le temps dont vous avez besoin pour finir vos tâches.
Appliquez une ou plusieurs de ces astuces peut faire la différence et grandement vous soulagez dans vos journées. À vous maintenant de mettre en pratique l’astuce que vous avez préférée et qui est la plus facilement actionnable pour vous et commencez à gagner du temps dans votre journée !
Même avec la meilleure organisation du monde et des techniques de ninja pour décupler votre productivité vous avez atteint un plafond de verre ? Il vous empêche de faire grandir votre entreprise ou d’avoir un bon équilibre entre la vie pro et la vie perso ? J’ai la solution pour vous, la délégation !