La délégation est une étape marquante dans la vie de votre entreprise. C’est un événement très positif, signe que celle-ci se développe, que vous souhaitez mettre en place davantage de projets ou vous accorder plus de temps, tout en gardant la même énergie consacrée à votre business. La délégation peut s’anticiper, quel que soit le degré de développement de votre boîte. En mettant en place quelques actions très simples, vous pourrez déléguer facilement et en toute sérénité. Voici quelques conseils pour vous préparer à la délégation.
Documenter ses procédures
L’assistante virtuelle a besoin d’entrer complètement dans votre univers pour être efficace. En immersion totale, elle devient une sorte de copie de vous-même pour être aussi opérationnelle que vous ! Pour fluidifier cette transmission, il est important qu’elle puisse être consciente de toutes les actions qui régissent votre entreprise. Par ailleurs, documenter vos procédures est aussi l’occasion de professionnaliser vos process ! Pour cela, rien de plus simple. La prochaine fois que vous effectuez une tâche que vous aimeriez déléguer, pensez à enregistrer l’écran de votre ordinateur ! Vous n’avez pas besoin d’y consacrer plus de temps que prévu puisque de toute façon, vous avez besoin de faire cette tâche. Cependant, le gain de temps se mesurera surtout plus tard, quand vous enverrez les vidéos de chaque process à votre assistante virtuelle qui pourra les regarder autant de fois que nécessaire ! Ces vidéos peuvent aussi être partagées par la suite si vous embauchez d’autres collaborateurs par exemple !
Et en pratique ?
Il existe des logiciels qui permettent d’enregistrer son écran d’ordinateur comme Loom par exemple. Une version gratuite est disponible, mais elle limite l’enregistrement des vidéos à 5 minutes maximum, le tout pour 100 vidéos. Si ça peut être suffisant pour montrer où sont rangés une catégorie de documents dans votre espace de stockage, cette limitation devient problématique pour documenter des procédures plus longues. Vous pourriez alors préférer installer l’extension Chrome Screenity qui est entièrement gratuite. Elle permet d’enregistrer son écran, mais aussi sa webcam ainsi que son micro. L’extension propose toute une série de fonctionnalités pour ajouter du texte, mettre les clics de la souris en surbrillance ou faire du montage. Une autre possibilité que j’aime beaucoup est d’utiliser tout simplement la capture d’écran si vous êtes sur Mac ! Actionnable en un clique, vous pouvez choisir de filmer tout ou une partie de votre écran et vous avez aussi la possibilité de faire du montage ensuite.
Des alternatives à la vidéo ?
Si vous ne souhaitez pas passer par l’enregistrement de votre écran ou que la vidéo n’apporte aucune plus-value à votre process, il existe d’autres alternatives ! Vous avez toujours la possibilité de rédiger des procédures sur un traitement de texte (Word, Google Doc …) ou dans votre logiciel de gestion (Notion, Asana …). Ces documents peuvent ensuite être envoyés aux personnes concernées. Cette méthode est peut-être un peu plus chronophage, dans ce cas-là il est aussi envisageable d’enregistrer sa voix dans une note audio au fur et à mesure que vous exécutez la tâche ! “J’ouvre Notion, je me rends sur telle page, j’ouvre telle section pour récupérer telle information que je pourrais ensuite reporter dans tel document… ”
Prévoir un espace pour la collaboration
Avoir un espace partagé est un avantage quand on souhaite déléguer ! Pour ce faire, utilisez un logiciel de gestion (Notion, Trello, Clickup …) pour :
- centraliser les informations ;
- fluidifier la communication ;
- rassembler tous vos process au même endroit.
Ainsi, vous éviterez les échanges de nombreux mails qui n’ont pour but que demander où trouver une information ou un document ! Ces outils permettent également de créer facilement un suivi dans les tâches à faire (avec des check-list à cocher par exemple), de spécifier des deadlines ou d’indiquer un statut pour chaque mission (”en cours”, “en attente”, “terminé”, “à valider”). C’est l’endroit idéal aussi pour se laisser des commentaires ou des petites notes ! Pour ma part, j’utilise Notion où je crée un espace pour chacune de mes clientes. J’aime aussi y partager mon agenda avec mes jours de présence ou de repos (j’ai un planning de travail parfois atypique !) et noter nos prochains rendez-vous, des réunions pour faire le point, etc. Concevoir un tel espace permet de développer l’autonomie de chacune, tout en permettant de voir où en sont les missions, les objectifs de chaque personne, sans avoir à s’inonder de mail pour un simple “j’ai fini, je passe à la suite !”. Il est toujours intéressant de mettre en place ce fonctionnement même si vous êtes seule pour le moment ou que vous prévoyiez de recruter une assistante virtuelle. En instaurant ce procédé le plus rapidement, quand votre entreprise grandit et que vous avez besoin d’embaucher plus de monde, les process sont déjà établis ! Ceci facilitera grandement l’intégration de vos nouveaux collaborateurs qui pourront prendre le train en marche et suivre le modèle utilisé.
N’imposez pas, suggérez !
Quand on délègue, il est parfois difficile d’accepter de ne plus tout contrôler. Et ça passe également par la méthodologie ou les outils utilisés ! Rappelez-vous que vous pouvez imposer le quoi, mais pas le comment ! En d’autres termes, même si vous filmez votre façon de faire, c’est plus à titre indicatif. C’est une aide pour guider la personne, mais ce qui compte vraiment, c’est le résultat ! Peu importe que l’assistante virtuelle rédige sur Word ou Google Doc, du moment que le travail est fait ! Si la tâche en question ne requière pas d’être réalisée sur un outil spécifique, vouloir imposer une méthode de travail peut même s’avérer totalement contre productif. En effet, l’assistante virtuelle qui a l’habitude de travailler sur Word a des automatismes. Elle connaît des raccourcis clavier pour aller plus vite et peut se retrouver freiner sur un autre traitement de texte. Elle mettra plus de temps à remplir sa mission. Le micro-management peut faire perdre inutilement un temps précieux. Il faut apprendre à lâcher du lest puis accepter que les choses sont faites, mais peut-être différemment. Surtout, faites confiance à votre assistante virtuelle ! Elle pourra toujours solliciter vos bons conseils si elle en a besoin.
Faites un vrai recrutement
Bien qu’il s’agisse de services prenant place dans un monde digitalisé, faites un vrai recrutement ! Cela vous permettra de poser des bases saines dès le départ pour une collaboration de qualité ! Vous pourrez ainsi expliquer clairement vos besoins et vos attentes. C’est aussi l’occasion de découvrir la personne et voir si vous vous accordez bien ensemble. En outre, l’assistante virtuelle propose souvent ce type de rendez-vous au travers d’un appel découverte. Dans tous les cas, souvenez-vous que l’assistante virtuelle est une collaboratrice. Ce n’est pas une employée sous vos ordres. De bonnes relations de travail vous aideront à nouer une belle confiance entre vous.
En réfléchissant en amont aux tâches que vous voulez déléguer, aux process que vous utilisez et en mettant en place un espace de travail collaboratif, vous déléguerez avec succès pour continuer à faire plus, en y consacrant moins de temps personnellement !
Nous pouvons nous rencontrer autour d’un café virtuel pour discuter de vos besoins et comment nous pourrions travailler ensemble ! Pour cela, il vous suffit de m’envoyer un message via le formulaire de contact.
Cet article vous a plu ? 📌 Épinglez-le sur Pinterest pour le retrouver facilement !
