Vous êtes submergé.es par le nombre de courriels présents dans votre boîte mail ? Rien que l’idée de devoir gérer une boîte mail remplie vous donne des sueurs froides ? Vous êtes au bon endroit 😁 Voici 3 astuces pour reprendre le contrôle et dompter votre boîte mail 🤠
1. Faire le tri dans ses newsletters
Les newsletters sont un super moyen de recevoir du contenu qualitatif sur un sujet qui nous intéresse. L’action est tellement simple, laisser son adresse mail, qu’on peut facilement être tenté.e de s’abonner à beaucoup de contenu. On peut aussi recevoir des newsletters après avoir téléchargé un freebie. Tout ça sans compter sur les mails promotionnels des sites de vente en ligne divers et variés ! Il est sûrement temps de faire un grand ménage de printemps ! Commencez par les mails que vous mettez systématiquement à la corbeille sans les ouvrir. Vous désabonnez de ces listes de diffusion a deux avantages. Non seulement votre boîte mail pourra respirer, mais c’est un geste pour l’environnement que vous faites aussi. Un mail standard génère 4 g de dioxyde de carbone, une newsletter 10 g et un mail avec pièce jointe 50 g ! Pensez ensuite aux newsletters dont le contenu ne vous intéresse plus autant qu’avant. Les besoins et les hobbies évoluent ! Posez-vous la question de savoir si le contenu que vous recevez est toujours pertinent pour vous, et si vous prenez plaisir à lire chaque jour/semaine/mois le mail que vous recevez. Si ce n’est pas le cas, désabonnez-vous ! Une fois ce tri fait, vous pouvez espérer voir diminuer d’au moins de moitié le nombre de courriels reçus chaque jour !
2. Nettoyer sa boîte mail
Maintenant que vous recevez moins de mails, il est temps de faire le ménage dans votre boîte mail ! Attaquez-vous aux mails non lus qui sont en attente depuis de nombreuses semaines. Si vous ne les avez pas ouverts dans les jours suivant leur réception, il y a peu de chance que vous le fassiez maintenant ! Vous devriez pouvoir épurer une grande partie des mails sans les ouvrir, rien qu’en lisant l’objet de ceux-ci. Laissez de côté ceux pour lesquels vous avez un doute et finissez le plus gros tri. Ensuite, vous pouvez ouvrir les mails que vous avez gardé pour les parcourir rapidement. Mettez immédiatement à la corbeille ceux à jeter, et classez les autres afin de pouvoir y revenir le moment voulu. Vous pouvez aussi revenir sur d’anciens mails lus et archivés. Il y a des chances qu’ils ne vous soient plus utiles aujourd’hui ! Encore une fois, faites du vide !
3. S’organiser avec des dossiers
Enfin, dernière étape pour reprendre le contrôle de votre boîte mail : créer des dossiers ! Faire du vide c’est bien, mais il y a toujours des éléments qu’il faut conserver pour différentes raisons. Le but ultime est d’arriver à avoir une boîte mail vide chaque soir en fin de journée. Il vous faut donc classer les mails que vous devez archiver mais pas dans votre boîte de réception afin de ne pas vous polluer l’esprit. À vous de voir de quels dossiers vous avez besoin et ce qui semble le plus pertinent pour vous. Administratif, comptabilité, maison, santé, professionnel…. Vous pourrez ainsi ranger les mails que vous devez conserver et les retrouver facilement. Que faire des mails qui nécessitent une action de votre part ? Matthieu Desroches préconise de créer deux dossiers “actions”. Un “à faire” et un “à suivre”. Organisez dans le premier les mails que vous allez reprendre. J’y classe par exemple une newsletter que je veux lire plus attentivement, un mail qui me demande une action que je ne pourrai faire que dans quelques jours, qui contient une vidéo que je veux regarder, etc. Le dossier “à suivre” contient des mails qui ne requièrent aucune action mais que j’ai besoin de garder quelques jours : suivi d’une commande ou d’un colis, billets de concert jusqu’à la date de l’évènement… Ce dernier dossier ce vide au fur et à mesure (une fois le colis arrivé et le concert passé). Quant à l’autre, j’essaie de prévoir 1 h chaque semaine pour traiter les mails qu’il contient et ainsi le vider !
Suivant le nombre de mails présent dans votre boîte de réception, vous pouvez être intimidé.e par l’ampleur de la tâche à accomplir. Vous pouvez y consacrer un temps donné par jour ou par semaine, ou bien procéder étape après étape ! Une fois votre boîte mail vidée, vous aurez l’esprit plus libre !
Essayer l’inbox zéro, c’est l’adopter !
Des difficultés à gérer votre boîte mail ?