Aller au contenu
Accueil » Savez-vous combien de temps vous passez sur chaque tâche ?

Savez-vous combien de temps vous passez sur chaque tâche ?

    “Combien de temps me faut-il pour exécuter cette tâche ?” Est-ce une question que vous vous êtes déjà posée ? La productivité est souvent au coeur de nos préoccupations en tant qu’entrepreneures. Nous voulons toujours faire plus, en moins de temps possible. Sentiment très légitime, puisque la plupart d’entre nous échangeons notre temps contre de l’argent. Savoir combien de temps exactement nous consacrons à chacune de nos missions permet de travailler plus en conscience et de planifier au mieux ses journées.

    Pourquoi faire un état des lieux ?

    Vous pencher sur toutes les tâches qui composent votre journée est un excellent début si vous souhaitez reprendre la maîtrise de votre emploi du temps. Vous avez ainsi sous les yeux la situation actuelle et vous pouvez prendre du recul pour l’analyser. Pour ce faire, il y a quelques questions que vous pourriez vous poser comme :

    • votre planning est-il en accord avec vos valeurs ?
    • la répartition de votre temps entre la sphère professionnelle et la sphère privée vous convient-elle ?
    • si vous vous étiez fixé un cadre au préalable, arrivez-vous à le respecter ?
    • comment gérez-vous les tâches prioritaires et secondaires ?

    Si vous trouvez que toutes vos tâches sont urgentes, qu’il n’y a pas de distinction entre elles, vous pourriez peut-être vous aider de la matrice d’Eisenhower pour essayer de faire le tri !

    Matrice d'Eisenhower pour mieux gérer ses tâches

    Cette introspection est également le moment idéal pour vous questionner sur les différents éléments qui constituent votre entreprise :

    • quelles sont les tâches que vous aimez réaliser, et celles pour lesquelles vous ne prenez aucun plaisir, mais que vous faites par habitude ?
    • y a-t-il des activités qui sont de véritables corvées et vous donnent des sueurs froides et des boutons rien qu’à l’idée de les évoquer ?
    • au contraire, vous aimeriez bien mettre en place d’autres prestations dans votre entreprise, développer votre présence en ligne ou autres, mais vous les reportez sans cesse par manque de temps ?

    Faire l’état des lieux de votre planning est l’occasion parfaite pour reprendre le contrôle de vos journées, éliminer le superflu pour faire plus de place à l’essentiel et à ce qui contribue à votre bien-être.

    Les outils pour mesurer son temps

    Vous avez envie de passer à l’action afin d’avoir une meilleure maîtrise de vos horaires de travail ? Utilisez un outil de gestion du temps ! Bien sûr, il est toujours possible de suivre son temps sans avoir recours à ce type d’outil. Vous aurez simplement besoin de vous munir d’une feuille et de quoi y noter l’heure à laquelle vous commencez à travailler sur une tâche et l’heure à laquelle vous finissez. En trackant votre temps sur une semaine, vous aurez une idée de combien d’heures vous passez sur chaque projet en faisant quelques calculs pour additionner vos résultats. Cependant, les moyens mis à votre disposition en ligne vous permettront d’aller bien plus loin dans l’analyse de votre semaine en seulement quelques clics !

    La méthode Pomodoro

    C’est la méthode la plus simple à la fois pour décupler votre productivité et pour mesurer votre temps. Les utilisateurs de Mac pourront se tourner vers l’appli Flow. C’est celle que j’utilise personnellement. La version gratuite est déjà suffisante à mon sens, mais sachez que la version payante ne coûte qu’1 $ par mois ou bien s’obtient à vie pour 20 $. Je m’en sers principalement pour me rappeler de prendre des pauses et de me lever toutes les 25 min pour faire quelques pas, mais j’aime bien aussi me rendre dans les statistiques en fin de journée pour voir combien d’heures j’ai travaillé. Le compte se fait aussi sur la semaine, le mois et l’année en cours. Quand je veux tenir un planning bien précis, je décide combien de “pomodori” je vais allouer à chaque tâche : un pour la gestion des mails, quatre pour la rédaction d’un article, deux pour la gestion du compte Pinterest de ma cliente, etc. Les plages de travail et de pause sont réglables pour s’adapter à vos besoins. L’application Focus To-Do sur Mac et PC semble aussi très bien et offre l’avantage de pouvoir aussi consigner des listes de tâches à faire. Si vous avez eu l’occasion de la tester, je serai curieuse d’avoir votre retour et ce que vous en avez pensé dans les commentaires de cet article !

    Toggl Track et Clockify

    Utilisations possibles avec clockify
    Différentes utilisations possibles de l’application Clockify

    Cependant, si vous souhaitez avoir accès à plus de fonctionnalité et aller plus loin dans le suivi de votre temps, vous pouvez vous tourner vers des logiciels de gestion du temps comme Toggl Track et Clockify. Très similaires, ces deux outils chronomètrent les tâches de vos différents projets et vous donnent accès à des statistiques qui vous aident à visualiser combien de temps vous passez sur chaque mission. Toggl s’utilise en version gratuite et dispose d’une version payante tandis que Clockify est entièrement gratuite. J’utilisais jusqu’à présent Toggl uniquement pour mesurer le temps d’une mission spécifique, mais j’ai très envie d’essayer Clockify ! Cette application me semble plus complète, car elle se décline aussi bien sur ordinateur que sur téléphone. Elle dispose même d’une extension sur Chrome, Firefox et Edge pour enregistrer rapidement ses actions !

    Utilisation de Toggle Track pour mesurer son temps
    Aperçu des statistiques peu représentatives depuis mon espace puisque je n’exploite pas encore pleinement l’application !

    Ces tâches qui polluent votre journée

    Vous avez des données chiffrées à analyser. Il est temps d’établir un constat et de faire face à la réalité. Regardez les tâches qui prennent beaucoup de votre énergie mais qui ne constituent pas le coeur de votre activité. Il y en a peut-être que vous pouvez totalement éliminer. Vous assurez une présence en ligne sur Twitter en postant plusieurs fois par semaine, mais sans résultat car votre cible n’y est pas ? On supprime ! Vous avez un community manager qui pourrait gérer aussi ce fameux compte Twitter si vous tenez à rester présent sur la plateforme ? C’est le moment de lui confier aussi cette mission ! La gestion des mails, la comptabilité, la mise en ligne de vos vidéos de formation vous demandent beaucoup d’énergie. Pourtant, ce sont des tâches qui pourraient être déléguées. Pourquoi ne pas envisager de vous faire épauler par une assistante virtuelle ? Grâce à ce coup de main, vous pourriez avoir plus de temps dans vos journées ! Tout en ayant l’esprit libéré pour vous concentrer sur le coeur de votre métier.

    Une aide précieuse pour la délégation

    Savoir combien de temps vous consacrez à chaque tâche est bénéfique. Autant pour laisser de côté des missions qui ne font qu’augmenter votre charge de travail sans apporter de résultat concret. Mais aussi pour reprendre le contrôle de votre agenda. Cette démarche trouvera aussi son utilité si vous envisagez de déléguer certaines tâches à une assistante virtuelle. Vous saurez ainsi exactement ce dont vous ne souhaitez plus vous occuper personnellement. Et combien de temps en moyenne il vous faut pour exécuter ce travail. C’est un véritable gain de temps car vous aurez toutes les clés pour déléguer efficacement à votre assistante virtuelle !

    Analyser une journée ou une semaine type peut s’avérer intéressant pour votre productivité. Vous prendrez peut-être conscience que vous passez trop de temps sur des tâches qui n’en valent pas la peine. Ou bien que vous pourriez consacrer plus de temps à votre zone de génie en éliminant ou délégant certaines actions. Sans être obsédé par le chronomètre, garder un emploi du temps en accord avec vos valeurs participe à votre productivité.


    Après votre état des lieux vous souhaitez me confier certaines missions ? Je peux vous aider à passer à la vitesse supérieure!


    Cet article vous a plu ? 📌 Épinglez-le sur Pinterest pour le retrouver facilement !

    Laisser un commentaire