Notion est un outil de gestion de projet qui rassemble beaucoup de fonctionnalités au même endroit. Si on en entend de plus en plus parler, c’est que le nombre d’utilisateurs ne cesse d’augmenter. À juste titre, Notion est une ressource très utile à intégrer dans sa gestion d’entreprise. Si je l’ai utilisé au début uniquement pour la gestion personnelle de mon entreprise, je me suis vite rendu compte qu’il était génial pour échanger avec ses collaborateurs et ses clients. Voilà notamment huit raisons pour lesquelles j’aime l’exploiter.
Les options pratiques avec vos clients
1. L’espace client
Notion vous permet de créer autant de pages que vous avez de clients ! C’est très utile, car ainsi, vous pouvez séparer les informations relatives à chacun. C’est à la fois pratique pour vous, mais aussi pour votre client. Vous ne vous éparpillez plus et lui a accès quand il le souhaite au suivi de votre travail. Que pouvez-vous mettre dans cet espace ?
- les informations utiles de votre client (infos de contact ou à ne pas oublier) ;
- le suivi des devis et factures ;
- les documents importants pour vous permettre de travailler ;
- le suivi des échanges (mail ou téléphonique) pour garder une trace.
2. Vous disposez des droits d’accès
Nous venons de le voir, il est possible et très facile de partager l’accès à une de ses pages à une autre personne. Vous multipliez les clients et les projets, pour autant, il est normal que vos collaborateurs ne puissent pas accéder à toutes les informations. Notamment, celles qui pourraient relever de la confidentialité. Notion a une solution pour ça ! Vous pouvez gérer les droits d’accès suivant les besoins, pour chaque page. Il est notamment possible de choisir qui peut :
- uniquement voir la page ;
- voir la page et la commenter ;
- voir la page, la commenter et l’éditer ;
- le plan payant permet de donner un accès complet à la page, ce qui permet à un tiers de pouvoir la partager à son tour.
Il est aussi possible de créer des pages et de les partager sur le web afin de les rendre visibles auprès de personnes qui n’ont pas accès à votre espace.
Les fonctionnalités de Notion à utiliser avec votre assistante virtuelle
3. Clarifier vos process
Rédiger vos process détaillés sur Notion ! En fonction de l’évolution de votre entreprise, vous pourrez les mettre à jour si besoin. C’est la trame à suivre pour ne rien oublier et à laquelle se référer en cas de doute ! Vous pouvez créer des to-do list à cocher que votre assistante virtuelle pourra suivre, faire des tableaux de suivis ainsi que tous les éléments que vous jugerez nécessaires (liens web, documents PDF…). L’avantage, c’est qu’une fois votre process établi, vous n’avez plus qu’à donner accès à la page en la partageant avec les personnes qui pourraient en avoir besoin.
4. Rassembler votre charte graphique sur Notion
Il est très avantageux de regrouper en un même endroit tous les éléments que vous utilisez pour votre image de marque. Plus besoin de chercher partout, vous avez tous les éléments et les informations dont vous avez besoin sous la main. Et encore plus s’il vous arrive de déléguer la création de contenu à votre assistante virtuelle ! Elle ne sera pas limitée dans la création de visuel à cause d’une donnée manquante par exemple. Vous pourriez inclure :
- les couleurs de votre branding ;
- le nom des typographies que vous utilisez ;
- les fichiers des logo et autres éléments visuels de votre communication.
5. Créer une bibliothèque de ressources
En compilant vos réponses aux questions les plus fréquemment posées, vous allez constituer une base de données qui vous permettra de faire vivre votre entreprise, même si vous êtes en vacances ! Bien que votre assistante virtuelle connaisse votre business sur le bout des doigts, elle pourra toujours s’y référer pour vérifier, en cas de doute. Le tout, sans avoir besoin de vous déranger ! Si cette astuce fonctionne notamment bien pour les réponses aux mails généraux, vous pouvez aller plus loin en imaginant toutes sortes de scénarios et la manière dont vous souhaitez qu’ils soient traités ! Exemple, “si on demande X renseignement, voici quoi répondre” ou bien “si quelqu’un souhaite X, lui dire d’attendre mon retour, je m’en occuperai directement”.
6. Optimisez le travail en équipe grâce à Notion
Cette astuce est valable que vous ayez seulement une assistante pour vous épauler ou bien une grande équipe pour vous accompagner ! En utilisant Notion, vous allez gagner en efficacité et optimiser les relations avec vos collaborateurs, car tout est centralisé dans un seul endroit ! Notion offre la possibilité de travailler à plusieurs sur un même document et de voir en direct ce que les autres font. Vous pouvez aussi bloquer les pages qui ne doivent pas être modifiées pour éviter les accidents. Une nouvelle fonctionnalité vient d’être ajoutée à la dernière mise à jour en date. Vous avez à présent la possibilité de créer la vue dont vous avez besoin avec les filtres utiles pour vous, sans que cela n’affecte la vue des autres personnes.
Ce que vous pouvez utiliser avec les deux !
7. L’agenda partagé
Notion propose de créer un calendrier, qui peut lui aussi, être partagé. Vous pouvez ainsi noter :
- les jours où vous êtes présent au bureau ;
- ou au contraire, quand vous n’êtes pas joignable ;
- les rendez-vous importants avec vos clients ou votre équipe ;
- les périodes de vacances : les vôtres, celles de vos clients et de vos collaborateurs ;
- les deadlines et dates importantes (événements, lancements, ouvertures…) ;
- programmer des rappels pour ne rien oublier ;
- créer des étiquettes visuelles pour voir l’important en un coup d’œil.
L’agenda sur Notion peut devenir un véritable fil conducteur de votre entreprise !
8. Les commentaires sur Notion
Vous pouvez créer une section spécifique qui servira de zone de commentaires, mais il est aussi possible d’ajouter des commentaires partout où vous le souhaitez dans une page ! La personne concernée sera automatiquement notifiée et verra exactement de quelle section vous parlez par exemple. La fonction “page history”, accessible avec un plan payant, permet de remonter le fil des commentaires échangés et des modifications faites pour ne rien louper !
Centraliser votre gestion d’entreprise et des projets clients en un même endroit permet un gain de temps considérable. Plus besoin d’aller chercher des informations ou des documents dans les dossiers de votre ordinateur, ou de votre drive ou bien sur une clé USB, vous avez tout sous la main ! Grâce à l’aspect collaboratif de Notion, vous évitez les allers-retours par mails et vous pouvez suivre facilement l’avancement des projets et de vos tâches en cours.
Vous avez envie de mettre en place un espace partagé pour vos clients ? Besoin de rédiger des pages de process à suivre ? Je serai ravie de vous y aider !
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