Il y a des pratiques à mettre en place pour poser les bases d’une bonne collaboration. En tant que cheffe d’entreprise, déléguer n’est pas toujours le plus facile. Votre entreprise est le fruit de votre créativité, c’est grâce à vous qu’elle existe et vous savez mieux que personne comment la faire fonctionner. Cependant, vous êtes à un tournant clé de l’histoire de votre business. Pour différentes raisons possibles, il est temps pour vous de déléguer certaines tâches. En appliquant ces quelques conseils, vous pourrez déléguer en toute sérénité vos missions à votre assistante virtuelle.
L’appel découverte avant la collaboration
L’appel découverte est un rendez-vous qui permet à l’entrepreneure et à l’assistante virtuelle de faire connaissance. C’est un entretien qui a pour but de déterminer les missions à déléguer et de voir si le feeling se passe bien entre les deux personnes. Il est gratuit et n’engage aucunement les deux parties à travailler ensemble ! L’assistante virtuelle cherche à comprendre quels sont vos besoins, ce que vous attendez de cette collaboration. C’est un premier indice également pour avoir une idée des missions et du nombre d’heures approximatives qu’il faudrait prévoir. Les outils utilisés sont évoqués et on peut même brièvement parler des méthodes de travail. En fin d’appel, un bref résumé est fait par l’assistante afin de s’assurer que tout est clair pour les deux personnes. Dans le cas de où tout le monde est d’accord, l’assistante reviendra vers vous en général 24 à 48 h après pour vous envoyer un devis.
La communication pour une association réussie
Suite à l’appel découverte, vous en êtes convaincue, vous avez trouvé votre perle rare 🤩 L’enjeu maintenant est de poser un cadre clair, notamment sur la communication.
Où se retrouver ?
Ces questions auront sûrement déjà été abordées lors de l’appel découverte. Si jamais ce n’est pas le cas, c’est le moment de déterminer un canal de communication (et un seul ! On ne s’éparpille pas !). Il peut s’agir d’une messagerie instantanée ou d’une adresse mail. On peut aussi communiquer sur l’outil collaboratif qu’on utilise (Notion par exemple).
L’importance des rendez-vous
Ces petits points en cours de route sont essentiels. Ils peuvent être hebdomadaires, bimensuels ou mensuels. Ils peuvent prendre la forme de réunions, de points d’étapes sur les projets en cours ou de présentations des objectifs et projets à venir. Il est parfois tentant de décaler une de ces entrevues, mais elles sont généralement riches d’informations. Votre assistante virtuelle en apprendra assurément beaucoup sur vos projets et la manière dont se composeront les jours ou semaines à venir pour vous. Cette séance est bénéfique pour vous aussi, car vous pourrez suivre l’avancement des missions en cours !
Veillez à ce que la communication soit complète
Comment éviter trop d’aller-retour entre vous et l’assistante virtuelle ? Assurez-vous qu’elle dispose de toutes les informations utiles pour travailler. Que ce soit des données, des éléments à prendre en compte, tout comme des informations de connexion (identifiants et mots de passe). Grâce à tous ces renseignements, vous gagnez en temps en évitant d’être trop sollicitée. Elle aussi gagne en efficacité car elle peut avancer sans devoir s’interrompre dès qu’il lui manque quelque chose.
L’assistante virtuelle, votre collaboratrice
Loin d’être une simple subordonnée, votre assistante virtuelle oeuvre pour vous rendre la vie douce. Elle travaille en amont pour préparer une nouvelle collaboration et vous accueillir dans les meilleures conditions possibles et faire en sorte que vous vous sentiez bien dans cette nouvelle relation. Son travail continue durant la phase active. Elle veille à tenir ses engagements, à vous tenir informée de son avancée sur les projets. Investie dans votre entreprise, elle a à coeur de vous fournir une prestation de qualité. C’est grâce à toutes ces petites briques que vous posez ensemble, qu’une belle relation de travail se créée et que vous développez une confiance mutuelle.
La délégation est souvent une grande étape pour votre entreprise. Il n’est pas évident de faire entrer une nouvelle personne dans votre équipe. L’assistante virtuelle en est consciente et elle vous accompagnera avec bienveillance pour que le passage de relai se fasse en douceur et le plus efficacement possible. Gardez en tête que tout ne se fera pas en un claquement de doigts, mais que petit à petit, les choses vont tout de même évoluer 😊
Vous avez un besoin de délégation ?
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