Si vous avez tendance à vous laisser dominer par votre boîte mail, il est temps de reprendre le contrôle ! Voici quatre pratiques qui peuvent nuire à votre productivité et vous faire perdre trop de temps dans la gestion de vos emails.
1. Consulter ses emails comme 1ère action de la journée
Ouvrir ses mails à peine votre ordinateur allumé peut nuire gravement au déroulement de votre journée ! Imaginez : votre planning est bien ficelé et votre to-do list prête à voir les tâches se rayer les unes après les autres. Et là, c’est le drame. À la place d’attaquer tout de suite votre première mission, vous consultez vos mails. Au mieux, vous perdez un peu de temps et êtes déconcentré.e par quelques newsletters et mails promotionnels. Au pire, vous tombez sur un courriel qui, bien que non urgent, pollue votre esprit à tel point que vous lâchez tout ce que vous faites pour faire les actions demandées. Ainsi, votre planning se voit chamboulé, et vous ne pourrez pas venir à bout des tâches que vous aviez prévues dans la journée. Plutôt frustrant non ?
➡️ La bonne méthode : lorsque vous faites votre emploi du temps, consacrez un vrai créneau à la lecture et à la gestion de vos mails. Vous l’aurez compris, ce créneau est plutôt à positionner en fin de matinée après avoir réalisé les tâches prioritaires de votre journée. Ce créneau doit comprendre une petite marge pour vous laisser le temps de traiter les demandes du jour. Si une tâche est trop importante, vous n’aurez qu’à la programmer à votre guise le lendemain ou plus tard dans la semaine. Mais c’est VOUS qui décidez du bon moment pour le faire, sans vous rendre otage de votre boîte mail ! Ce créneau peut aussi se positionner en fin de journée pour les mêmes raisons. Vous pouvez aussi si besoin garder ces deux créneaux journaliers si vous avez beaucoup de demandes à gérer.
2. Activer les notifications
Vous avez une tâche prioritaire à effectuer, c’est l’action la plus importante de votre journée. Vous vous y mettez donc immédiatement, sans passer par la case consultation des emails afin de rester concentré.e. La mission avance bien, vous êtes content.e de la manière dont vous gérez cette tâche. Cependant, votre concentration s’interrompt par une notification sonore et/ou visuelle qui vient ruiner votre productivité en un claquement de doigt. Ce fameux bip qui indique que vous avez un nouvel email, ou cette petite alerte visuelle qui vous montre de qui vient le mail et ce qu’il contient. Dommage, pourtant vous étiez bien lancé.e !
➡️ La bonne méthode : s’il est tentant d’activer les notifications de l’arrivée de nouveaux mails sur votre téléphone et votre ordinateur, je vous déconseille de le faire. Un peu comme pour le point précédent, être constamment interrompu.e nuit gravement à votre productivité. Un email ne demande pas une réponse obligatoire dans les 10 minutes qui suivent sa réception. Si une demande est vraiment urgente, vos clients ou prestataires devraient vous appeler. À vous de leur expliquer votre manière de fonctionner. Je suis sûre qu’ils comprendront, et peut-être qu’à leur tour, ils se détacheront aussi de leur boîte mails !
3. Trop consulter sa boîte email
Les notifications sont bien désactivées et ne vous dérangent plus. Néanmoins, vous passez votre temps à consulter votre boîte mail tout au long de la journée. Est-ce de la procrastination active ? Ou la peur de manquer quelque chose ? Si votre communication est claire avec vos clients et prestataires, il ne devrait pas y avoir de problème ! Ils savent que vous répondez à leurs messages non pas immédiatement, mais dans les heures qui viennent. Vous n’avez donc pas besoin de passer votre journée le nez collé à votre boîte mails ou pire, de laisser un onglet ouvert en permanence avec celle-ci en fond !
➡️ La bonne méthode : vous pouvez vous reporter au point numéro 1 si vous n’avez pas établi de limites définies. Mais peut-être est-ce déjà le cas et vous avez quand même l’impression d’y passer trop de temps ? Vous pouvez alors essayer de réduire le nombre de fois où vous prévoyez de regarder vos mails. Qui sait, une fois est largement suffisante peut-être ?
4. Ouvrir 2 ou 3 fois le même email
Voici une dernière pratique qui peut vous faire perdre beaucoup de temps dans la gestion de vos emails. Vous appliquez scrupuleusement les points précédents. Cependant, vous avez quand même le sentiment de passer trop de temps pour rien à traiter vos mails. Ouvrir plusieurs fois un même mail sans action concrète derrière est très chronophage. Vous regardez votre boîte de réception, vous tombez sur un mail que vous avez déjà ouvert, mais vous ne vous souvenez plus ce qu’il contient. Vous l’ouvrez, le relisez une nouvelle fois pour vous le remémorer. Et puis, vous passez à un autre email ou bien le remettez en non lu sans avoir pris de décision avec ce qu’il fallait en faire. En procédant ainsi, au lieu de traiter les nouveaux mails entrant dans le temps imparti, vous devez aussi traiter d’anciens emails !
➡️ La bonne méthode : lorsque vous ouvrez un email, assurez-vous d’avoir pris une décision avant de passer au suivant. Pouvez-vous le mettre à la corbeille ? Demande-t-il une action de votre part ? Dans ce cas, peut-elle être faite en moins de 2 minutes ? Si oui, faites-le ! Le cas contraire, prévoyez un moment bien précis dans votre planning pour gérer cette tâche. Si vous avez seulement besoin de garder ce mail quelques jours pour y revenir ensuite, deux possibilités s’offrent à vous. Vous pouvez le mettre en attente jusqu’à une date précise. Il disparaîtra ainsi de votre boîte de réception pour réapparaître le moment voulu. Sinon, classez-le dans un dossier “à suivre” ou “en attente” pour vous y référer le moment opportun. Le but est de ne pas “manipuler” le même email plus de fois que nécessaire et de vider votre boîte de réception afin de ne pas encombrer inutilement votre esprit.
Les emails sont un moyen de communication très utilisé. Vous pouvez donc en recevoir plusieurs dizaines, chaque jour. En évitant certaines pratiques au profit d’autres, plus favorables, vous reprendrez le contrôle de votre boîte mail et ne serez plus submergé.e par ceux-ci !
Vous aimeriez mieux gérer votre boîte mail, mais vous vous sentez dépassé.e par l’ampleur de la tâche ?